Privacybeleid

Ingangsdatum: 15 juni 2026 Laatst bijgewerkt: 26 mei 2026

Dit beleid heeft betrekking op twee verschillende groepen mensen:

1. Freelancers — mensen die een Firequote-account aanmaken om offertes en facturen te maken.
2. Klanten — mensen die via Firequote een offerte of factuur ontvangen omdat een freelancer die naar hen heeft gestuurd. Klanten hebben geen Firequote-account en hebben zich nergens voor aangemeld.

Van beide groepen verwerken wij gegevens. We leggen apart uit hoe, door dit document heen.

Wie we zijn

Firequote is een Nederlandse eenmanszaak, geregistreerd in Nederland.

KvK-nummer: 76877213 Geregistreerd adres: Salland 1, 1948 RE Beverwijk, Nederland Correspondentieadres: Postbus 79055, 1070 NC Amsterdam, Nederland Privacycontact: privacy@firequote.app

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor jouw gegevens wanneer je Firequote als freelancer gebruikt.

Wanneer een freelancer de gegevens van diens klant in Firequote invoert, is de freelancer de verwerkingsverantwoordelijke voor die klantgegevens en treden wij op als verwerker namens de freelancer. We lichten dit hieronder verder toe.

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld.

Welke gegevens we verzamelen, waarom, en de rechtsgrond voor elk doel

Onder de AVG moeten we je niet alleen vertellen wat we verzamelen, maar precies waarom en op welke rechtsgrond. Hier is het volledige overzicht.

Als je een freelancer bent met een Firequote-account

Wat verplicht en wat optioneel is: Je e-mail en bedrijfsnaam zijn verplicht — zonder die kun je Firequote niet gebruiken. Telefoon, website, logo, betaalgegevens en standaard betalingsvoorwaarden zijn optioneel en worden alleen gebruikt als je ze opgeeft.

Content die je als freelancer maakt

Als je een klant bent die een offerte of factuur ontvangt

Dit is het bijzondere deel. Je hebt je niet aangemeld voor Firequote. Je gegevens staan in ons systeem omdat een freelancer ze heeft ingevoerd om je een document te sturen.

Onder de AVG is de freelancer de verwerkingsverantwoordelijke van jouw gegevens en zijn wij de verwerker die op diens instructies handelt. Als je wilt dat je gegevens worden verwijderd, kun je rechtstreeks contact opnemen met de freelancer die je de offerte heeft gestuurd, of contact met ons opnemen via privacy@firequote.app en wij zullen helpen.

Bron van je gegevens: de freelancer die je de offerte heeft gestuurd. De freelancer heeft je gegevens rechtstreeks ingetypt, of onze AI heeft ze geëxtraheerd uit notities die de freelancer heeft aangeleverd.

Als je je hebt aangemeld voor Firequote en onze onboarding-e-mails ontvangt

Wanneer je een Firequote-account aanmaakt, sturen we je in de eerste weken een korte reeks onboarding-e-mails om je te helpen de app te gebruiken. Elk van deze e-mails heeft een afmeldlink. Als je je afmeldt, behoud je je account en alle transactionele e-mails (offerte verzonden, bekeken, geaccepteerd, betalingsbevestigingen) — alleen de onboarding-reeks stopt.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang om nieuwe gebruikers op weg te helpen, met duidelijke opt-out zoals vereist door CAN-SPAM (VS) en AVG (EU).

We hebben geen aparte marketing-e-maillijst. We versturen geen promotionele mailings. We verkopen of delen je e-mail met niemand voor marketing.

Een opmerking over AI

Dit is belangrijk omdat freelancers vaak dingen in Firequote typen die klantgegevens of bedrijfsinformatie bevatten.

Wanneer je een offerte maakt, worden de ruwe notities die je typt verzonden naar de Claude API van Anthropic om de offertetekst te genereren. Dit betekent:

• Je notities verlaten onze servers en worden door Anthropic in de Verenigde Staten verwerkt.
• Volgens de API-voorwaarden van Anthropic trainen zij hun modellen niet op gegevens die via de API worden verzonden.
• De gegenereerde offerte wordt naar ons teruggestuurd en in je account opgeslagen.
• De ruwe notities worden ook naast de offerte opgeslagen zodat je later kunt hergenereren of bewerken. Ze blijven daar tot je de offerte verwijdert of je account verwijdert.

We gebruiken geen AI om beslissingen over jou te nemen (bijvoorbeeld jou scoren, je dienstverlening weigeren of jou profileren). De AI genereert alleen tekstinhoud die je vervolgens bewerkt en verstuurt. Je beoordeelt altijd de output voordat er iets naar een klant wordt gestuurd.

Een opmerking over abonnementen

Betalingen voor Pro-abonnementen worden verwerkt door Apple (App Store op iOS) of Google (Google Play op Android), afhankelijk van het platform waar je je abonneert. Apple en Google treden op als Merchant of Record — zij verwerken de betaling, berekenen en dragen eventuele btw of omzetbelasting af, geven je bon af en handelen restituties en chargebacks af.

Wij zien of bewaren je kaartgegevens, factuuradres of betaalinformatie nooit. Die gegevens liggen bij Apple of Google.

We gebruiken RevenueCat als abonnements-middleware om aankoopgebeurtenissen van Apple en Google te ontvangen en je Pro-toegang te verlenen. Wanneer je je abonneert:

• We geven jouw Firequote-gebruikersidentificatie door aan RevenueCat zodat zij de aankoop aan je account kunnen koppelen.
• Apple of Google stuurt RevenueCat geanonimiseerde aankoopgebeurtenissen (abonnement gestart, verlengd, opgezegd, gerestitueerd, enz.) via hun eigen server-tot-server-meldingssystemen.
• RevenueCat stuurt de entitlement-status (Pro / geen Pro, einde huidige periode, abonnement) naar ons terug zodat we Pro-functies kunnen ontgrendelen.

Apple en Google zijn zelf verwerkingsverantwoordelijken voor de gegevens die je hen in de store geeft. Hun privacybeleid is van toepassing op die gegevens: Apple Privacy en Google Privacy. RevenueCat is een verwerker die namens ons handelt; hun privacybeleid staat op revenuecat.com/privacy.

Een opmerking over Stripe (factuurbetalingen)

Los van je Pro-abonnement laat Firequote freelancers hun eigen Stripe-account koppelen zodat hun klanten facturen online kunnen betalen. Dit is optioneel — als je Stripe nooit koppelt, gaan er geen gegevens van jou naar Stripe.

Als je Stripe wel koppelt:

• Je doorloopt Stripe's onboarding rechtstreeks bij Stripe. Stripe verzamelt wat zij nodig hebben om je bedrijf te verifiëren (naam, adres, btw-nummer, bankgegevens). Wij zien of bewaren deze informatie nooit — we bewaren alleen een Stripe-account-ID zodat we weten dat je facturen zijn gekoppeld.
• Wanneer een klant een factuur betaalt, voert de klant zijn kaartgegevens in op een door Stripe gehoste afrekenpagina. Wij zien of bewaren de kaartgegevens van de klant nooit.
• Stripe stuurt ons een betaalstatus (betaald / mislukt) en een betalingsreferentie terug, die we op de factuur opslaan.

Stripe is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die jij en je klanten aan hen geven. Hun privacybeleid staat op stripe.com/privacy.

Een opmerking over inloggen met Google of Apple

Je kunt op Firequote inloggen met je Google-account of je Apple ID in plaats van een wachtwoord te gebruiken. Dit is optioneel — inloggen met e-mail/wachtwoord is ook beschikbaar.

Als je voor inloggen met Google of Apple kiest:

• We dragen je over aan Google of Apple om te authenticeren.
• Zij bevestigen je identiteit en sturen je naam en e-mailadres naar ons terug.
• We gebruiken dat om je Firequote-account aan te maken of te herkennen.
• Google en Apple zijn aparte verwerkingsverantwoordelijken voor de gegevens die zij over jou hebben. Hun eigen privacybeleid is van toepassing.

Wie je gegevens nog meer verwerkt

We gebruiken een klein aantal externe diensten om Firequote te laten draaien. We vertrouwen op de gegevensverwerkingsvoorwaarden die elke aanbieder publiceert als onderdeel van zijn standaarddienst.

We verkopen je gegevens niet. We delen je gegevens niet met adverteerders. We laten geen van deze verwerkers je gegevens gebruiken voor hun eigen marketing.

Als je de meest recente lijst van subverwerkers wilt, mail ons dan.

Gegevens versturen buiten de EU

De meeste van bovenstaande verwerkers zijn gevestigd in de Verenigde Staten of het Verenigd Koninkrijk. Om deze doorgiften onder de AVG rechtmatig te maken, vertrouwen we op:

• Standaardcontractbepalingen (SCC's) die elke verwerker waar van toepassing in zijn standaardvoorwaarden opneemt
• Het EU–US Data Privacy Framework voor verwerkers die daaronder zijn gecertificeerd
• Het adequaatheidsbesluit van de EU voor het Verenigd Koninkrijk, dat doorgiften naar het VK toestaat zonder aanvullende waarborgen
• Specifiek voor Anthropic: zij verwerken gegevens volgens hun API-voorwaarden die passende waarborgen bevatten

Als je kopieën wilt van de waarborgen waarop we voor een specifieke doorgifte vertrouwen, mail ons dan en we delen wat we hebben.

Hoe lang we je gegevens bewaren

We bewaren gegevens alleen zo lang als we ze nodig hebben. Specifiek:

• Je accountgegevens — totdat je je account verwijdert.
• Concept-offertes en -facturen — totdat je ze verwijdert, of totdat je je account verwijdert.
• Offertes die door jou handmatig als geaccepteerd zijn gemarkeerd (zonder actie van de klant) — je kunt deze op elk moment verwijderen. Anders blijven ze tot je je account verwijdert.
• Offertes die door een klant zijn geaccepteerd (via een simpele acceptatieklik of via een handtekening) — kunnen niet worden verwijderd zolang je account actief is. Zowel jij als je klant hebben een gerechtvaardigd belang bij het bewaren van het bewijs van wat is overeengekomen. De enige manier om een door een klant geaccepteerde offerte te verwijderen is je hele account te verwijderen (zie Accountverwijdering hieronder).
• Ruwe vergadernotities — bewaard bij de offerte. Verwijderd wanneer de offerte wordt verwijderd, of wanneer het account wordt verwijderd (in het geval van door klanten geaccepteerde offertes worden de notities verwijderd en blijven alleen de geaccepteerde pdf + het acceptatierecord over).
• Weergavegegevens op offertepagina's — bewaard bij de offerte, verwijderd wanneer de offerte of het account wordt verwijderd.
• Records van onboarding-e-mails — bewaard zolang je een account hebt.
• Analysegegevens in PostHog — bewaard voor de periode die door ons huidige PostHog-abonnement wordt bepaald (momenteel 30 dagen), daarna automatisch verwijderd.
• Betalingsregistraties — Gedetailleerde betalingsgegevens (kaartgegevens, factuuradres, transactielogs, bonnen) liggen bij Apple of Google als Merchant of Record, onder hun eigen bewaarbeleid. Wij bewaren alleen een abonnementssamenvatting gekoppeld aan je account (status, abonnement, einde huidige periode, store-transactiereferentie, RevenueCat-gebruikersidentificatie). We bewaren deze samenvatting 7 jaar omdat de Nederlandse belastingwet bewaring vereist van administratie die wordt gebruikt voor inkomstenverantwoording, ook als de merchant of record een derde is.

Accountverwijdering

Je kunt je Firequote-account op elk moment vanuit de app verwijderen. Apple en Google verplichten dit allebei, en wij vinden ook dat het een basisrecht zou moeten zijn.

Wanneer je je account verwijdert:

• Vóór het verwijderen: download een pdf-kopie van elke offerte, factuur of ondertekende overeenkomst die je wilt bewaren. Je eigen boekhoud- of fiscale bewaarplicht kan dit vereisen. Elk document heeft een "Download pdf"-optie in de editor en op de deelbare link.
• Al je accountgegevens, concept-offertes, offertes die je handmatig als geaccepteerd hebt gemarkeerd, weergavegegevens, pushtokens en geüploade bestanden worden binnen 30 dagen verwijderd.
• Je abonnement wordt opgezegd.
• Offertes die door een klant zijn geaccepteerd (simpele acceptatie of handtekening) worden teruggebracht tot alleen de geaccepteerde pdf en het acceptatie-audit trail (IP, browser, tijdstip, geaccepteerde/ondertekende naam). Deze worden 5 jaar bewaard vanaf de datum waarop de offerte is geaccepteerd en daarna automatisch verwijderd. We bewaren dit omdat zowel jij als je klant een gerechtvaardigd belang hebben bij het kunnen terugkijken op een contract waar jullie beiden mee hebben ingestemd.
• Facturen die zijn betaald (of die je handmatig als betaald hebt gemarkeerd) worden teruggebracht tot de definitieve pdf en een registratie van wanneer en hoe de betaling is bevestigd. Deze worden 5 jaar bewaard vanaf de datum waarop de factuur is betaald en daarna automatisch verwijderd. We bewaren dit omdat zowel jij als je klant een gerechtvaardigd belang hebben bij het kunnen terugkijken op de transactieregistratie.
• Je factuurgegevens die door Apple of Google worden bewaard (transactieregistraties, bonnen, betaalmethodegegevens) blijven bij hen onder hun eigen bewaarbeleid. Wij hebben geen macht om die gegevens te verwijderen — vraag verwijdering of correctie rechtstreeks aan via je Apple ID-account of Google-account.
• We sturen via hun API een verwijderverzoek naar PostHog voor je analysegegevens.

Jouw rechten

Als je in de Verenigde Staten woont, geven Amerikaanse staatsprivacywetten (waaronder de California Consumer Privacy Act en soortgelijke wetten in Virginia, Colorado, Connecticut, Texas en andere staten) je de volgende rechten:

• Weten welke categorieën persoonsgegevens we verzamelen, gebruiken en delen
• Verwijdering van je persoonsgegevens vragen
• Onjuiste persoonsgegevens corrigeren
• Je afmelden voor de verkoop of het delen van je persoonsgegevens (wij verkopen of delen niet, maar het recht bestaat)
• Niet worden gediscrimineerd voor het uitoefenen van een van deze rechten

Als je in de EU/EER of het VK woont, heb je onder de AVG de volgende rechten:

• Inzage — een kopie krijgen van de persoonsgegevens die we over je bewaren
• Rectificatie — onjuiste of onvolledige gegevens corrigeren
• Wissing — ons vragen je gegevens te verwijderen ("recht op vergetelheid")
• Beperking — ons vragen de verwerking van je gegevens te stoppen terwijl een vraag wordt opgelost
• Overdraagbaarheid — je gegevens krijgen in een machineleesbaar formaat dat je elders kunt meenemen
• Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Toestemming intrekken — voor alles wat we verwerken op basis van toestemming, kun je die op elk moment intrekken
• Niet onderworpen worden aan geautomatiseerde besluitvorming — we nemen geen geautomatiseerde beslissingen over je, maar je hebt dit recht hoe dan ook
• Een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl), of bij de gegevensbeschermingsautoriteit in je eigen land

Om een van deze rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via:

1. E-mail: privacy@firequote.app
2. Post: Postbus 79055, 1070 NC Amsterdam, Nederland

We reageren binnen 30 dagen op AVG-verzoeken en binnen 45 dagen op verzoeken onder Amerikaans staatsrecht. We brengen geen kosten in rekening voor de behandeling van je verzoek, tenzij het duidelijk buitensporig of repetitief is.

Hoe we je gegevens beveiligen

• Alle gegevens worden tijdens verzending versleuteld met TLS.
• Alle opgeslagen gegevens in onze database en bestandsopslag worden door Supabase versleuteld.
• Wachtwoorden worden nooit in platte tekst opgeslagen — we gebruiken het authenticatiesysteem van Supabase dat ze hasht.
• Toegang tot productiesystemen is beperkt tot mensen die het echt nodig hebben en is beschermd met sterke authenticatie.
• We staan geen derden toe om toegang te krijgen tot je gegevens, behalve via de bovenstaande verwerkers.
• We volgen het principe van dataminimalisatie: we verzamelen alleen wat we nodig hebben.

Geen enkel systeem is 100% veilig, maar we nemen beveiliging serieus en werken er voortdurend aan om die te verbeteren.

Wat gebeurt er bij een datalek

Als we ons bewust worden van een datalek dat je persoonsgegevens raakt, zullen we:

• De Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na bekendwording informeren, waar de AVG dit vereist
• Getroffen gebruikers zonder onnodige vertraging informeren als het lek waarschijnlijk een hoog risico voor je rechten met zich meebrengt
• Duidelijke informatie geven over wat er is gebeurd, welke gegevens zijn getroffen en wat we eraan doen

Cookies en tracking

De Firequote-app (iOS en Android) gebruikt geen cookies. Het is een native app.

De offerte- en factuurwebpagina's die je klanten bezoeken plaatsen geen tracking-cookies op het apparaat van de klant, bevatten geen trackers van derden en doen geen cross-sitetracking. Weergavestatistieken worden uitsluitend server-side verzameld — we registreren dat de pagina is geladen en die informatie wordt gedeeld met de freelancer die het document heeft verzonden. De enige cookie die we in dit gebied plaatsen is een first-party cookie in de browser van de freelancer zelf wanneer die het eigen document bekijkt, zodat we de eigen bezoeken kunnen herkennen en uitsluiten van de weergavetelling. Klanten die een link ontvangen krijgen deze cookie nooit.

De Firequote-landingspagina en het ingelogde dashboard (firequote.app) gebruiken PostHog voor productanalyse en session replay. PostHog plaatst een first-party identifier in je browser (een ph_*-cookie en een bijbehorende entry in localStorage) zodat we terugkerende bezoeken kunnen herkennen en een sessie kunnen samenvoegen. We delen deze identifier niet met derden, gebruiken hem niet voor reclame en doen geen cross-sitetracking. Invoervelden worden gemaskeerd in session replays en replays staan volledig uit op pagina's die mogelijk klantgegevens bevatten (/p, /i, /portal, /stripe). We baseren ons op gerechtvaardigd belang (AVG art. 6, lid 1, onder f) voor deze analyseverwerking — die is strikt noodzakelijk om het product te begrijpen en te verbeteren. Je kunt je afmelden door een browserextensie te gebruiken die trackers blokkeert (zoals uBlock Origin) of door een mail te sturen naar privacy@firequote.app met het verzoek je analyse-registratie te verwijderen.

Kinderen

Firequote is een zakelijke tool voor freelancers. Het is niet bedoeld, op de markt gebracht of ontworpen voor personen onder de 18. We verzamelen niet bewust gegevens van personen onder de 13 (de drempel onder de Amerikaanse Children's Online Privacy Protection Act / COPPA) of onder de 16 (de drempel onder de AVG). Als je denkt dat een kind zich heeft aangemeld, mail ons dan en we verwijderen het account.

Geautomatiseerde besluitvorming

We nemen geen beslissingen over je met uitsluitend geautomatiseerde systemen. De enige "automatisering" in Firequote is de AI die offertetekst genereert uit je notities — maar die genereert content die jij kunt gebruiken, en neemt geen beslissing over jou. Je beoordeelt en bewerkt altijd voordat er iets naar een klant wordt gestuurd.

E-handtekeningen

Wanneer een klant een offerte in Firequote accepteert of ondertekent, registreren we een tijdstempel, IP-adres en browserinformatie als bewijs van acceptatie. Zie onze Servicevoorwaarden voor wat dit acceptatierecord juridisch wel en niet garandeert.

Wijzigingen in dit beleid

Als we dit beleid op een betekenisvolle manier wijzigen (nieuwe gegevens die worden verzameld, nieuwe verwerker toegevoegd, wijziging in bewaartermijn, nieuwe productfunctie), zullen we:

• De datum "Laatst bijgewerkt" bovenaan bijwerken
• Actieve gebruikers per e-mail en/of in de app informeren minstens 14 dagen voordat de wijziging ingaat
• Op verzoek een record van eerdere versies bewaren

Kleine correcties (typefouten, formuleringsverbeteringen, kapotte links) vereisen geen kennisgeving.

Toepasselijk recht

Dit beleid en eventuele geschillen daarover worden beheerst door het recht van Nederland. Eventuele geschillen worden behandeld door de bevoegde rechter te Amsterdam.

Dit doet geen afbreuk aan rechten die je hebt onder je lokale consumentenbeschermingswetten.

Neem contact met ons op

Voor alles wat met privacy te maken heeft — vragen, verzoeken, klachten of gewoon om iets beter te begrijpen:

E-mail: privacy@firequote.app Post: Postbus 79055, 1070 NC Amsterdam, Nederland